Loo van Eck, de maker van Slimtaal, helpt organisaties uitstralen we ze zijn. Dat klinkt als een open deur. Maar dat is het niet. Het is nog niet zo gemakkelijk om te bepalen wat jouw tone of voice is. Laat staan om die tone of voice te verwerken in élke tekst die jouw organisatie schrijft. In deze blog lees je hier meer over aan de hand van 6 vragen over de tone of voice in teksten.

Wat is een tone of voice?

Een tone of voice is de manier waarop een organisatie haar identiteit terug laat komen in de manier waarop ze communiceert. Een voorbeeld: de meeste organisaties hebben goed nagedacht over hun kernwaarden. Ook hebben ze vaak een sterke missie en visie. Stel, een organisatie heeft de kernwaarden innovatief, klantgericht en professioneel. Hoe zie je dat dan terug in de teksten die de organisatie schrijft? Dat doe je met een goede en consistente tone of voice.

Hoe maak je een tone of voice?

We adviseren om dit in een aantal stappen te doen:

1. Breng precies in kaart wie jullie zijn als organisatie. Alleen als je jezelf goed kent, kun je deze identiteit vervolgens vertalen naar een tone of voice. Zorg dat hier draagvlak voor is. Doe dit niet alleen met de directie of communicatie, maar met de hele organisatie. En wees hierin authentiek en eerlijk. Mensen hebben een neus voor nep. Als je belooft duurzaam te zijn, zorg dan dat je dit ook echt kunt waarmaken.
2. Schrijf jullie kernwaarden, missie en visie kort en krachtig op. De hele organisatie moet deze kennen, snappen en kunnen uitdragen.
3. Nu is het tijd om de brug te maken naar communicatie. Bepaal wat je met je mondelinge en schriftelijke communicatie wil uitstralen. Oftewel: welke indruk moet onze klant of inwoner van ons krijgen nadat hij een brief van ons leest, een chatgesprek met ons voert of ons belt? Zorg dat dit in lijn is met elkaar. Je kunt niet super informeel zijn aan de telefoon om vervolgens heel stijf en zakelijk te schrijven.
4. Vertaal jullie kernwaarden, missie en visie naar schrijf- en spreekafspraken. Maak dit zo concreet en specifiek mogelijk. Dus niet: we communiceren klantgericht. Maar wel: we verplaatsen ons in onze doelgroep. We beginnen onze teksten en gesprekken altijd met de belangrijkste boodschap voor de doelgroep.
5. Zorg dat al jullie medewerkers deze afspraken kennen en willen toepassen in hun mondelinge en schriftelijke communicatie.

Hopelijk helpen deze tips je op weg! Heb je er hulp bij nodig? Bekijk ons Schrijfstijlkompas.

Hoe laat je jullie tone of voice terugkomen in je teksten?

Hieronder lees je 4 tips.

Maak je schrijfafspraken concreet en meetbaar.

En schrijf dit op in een schrijfstijlwijzer. Dit is een document waarin precies staat hoe jullie willen communiceren. Zorg dat dit een heel helder en vooral concreet document is. Schrijven jullie veel verschillende tekstsoorten? Benoem hier dan ook specifieke afspraken per tekstsoort. Bijvoorbeeld de aanhef in een brief, of bepaalde hashtags op social media.

Maak een woordenlijst.

Welke woorden passen er goed bij jullie kernwaarden? En welke juist niet? Maak een lijst van gewenste en verboden woorden. Een voorbeeld: stel, één van jullie kernwaarden is laagdrempelig. Dat zou ik het niet hebben over ‘schriftelijke correspondentie’, maar gewoon over een ‘brief’ of ‘e-mail’.

Vertel verhalen

Mensen zijn gek op verhalen. Door de identiteit en waarden van je bedrijf als verhaal te vertellen, trek je de aandacht van je publiek en blijft je boodschap beter hangen. Je kunt namelijk wel zeggen dat de ‘klantgericht’, ‘professioneel’ en ‘betrouwbaar’ bent, maar waar blijkt dat uit? Kun je dat bewijzen? Verhalen zijn een mooie manier om dat te doen. Benieuwd hoe je een goed verhaal vertelt? Volg dan onze training storytelling.

Zorg dat je processen passen bij je tone of voice.

Hier gaat het vaak fout. We zien regelmatig organisaties die ‘flexibel’ pretenderen te zijn, maar zich vervolgens star aan irrelevante regeltjes houden. Of instellingen die ‘laagdrempelig’ zijn, maar waarbij je eerst 7 formulieren moet invullen om klant te worden. Of bedrijven die ‘innovatief’ zijn, maar zich nog niet hebben verdiept in AI. Of bedrijven die ‘toegankelijk’ zijn, maar wel alleen bereikbaar zijn voor vragen tussen 09:00 en 11:00. Is dit het geval? Dan kun je nog zo goed communiceren in je tone of voice, je boodschap zal niet goed overkomen.

Hoe laat Slimtaal jullie tone of voice terugkomen in de teksten die de AI-tool genereert?

We maken Slimtaal helemaal op maat voor jouw organisatie. Dat doen we in 4 stappen. Je leest ze hieronder.

Bij stappen 1 en 2 zorgen we samen voor een tone of voice die precies past bij jullie organisatie. Dat doen we aan de hand van ons Schrijfstijlkompas en een brainstorm. Daarmee begeleidt onze adviseur jullie om tot schrijfafspraken te komen. Dat is niet alleen effectief, maar ook nog eens erg leuk!

Wil je aan de slag met het maken van een tone of voice? Overweeg dan Slimtaal.

Je slaat dan 2 vliegen in één klap: je krijgt hulp bij het maken van de tone of voice van een adviseur die hier veel ervaring mee heeft. Én je krijgt het ultieme middel om die tone of voice toe te passen in al jullie teksten: de AI-schrijftool Slimtaal. Daarmee passen al je collega’s de nieuwe tone of voice automatisch toe in de teksten. Ook de collega’s die minder schrijfvaardig of een beetje eigenwijs zijn 😉